Homeoffice: Mitarbeitermanagement im Zeitalter neuer Arbeitsmodelle

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Homeoffice gehört bereits seit vielen Jahren zu den zentralen Aspekten des New-Work-Konzeptes. Angesichts der wachsenden Bedeutung von Heimarbeit und Digitalisierung wandelt sich auch das Mitarbeitermanagement.

Homeoffice als Faktor zum Überleben während der Corona-Pandemie

Die Corona-Krise hat das alltägliche Leben in Deutschland fest im Griff. Die Pandemie treibt parallel auch die Digitalisierung im Arbeitsleben voran. Zahlreiche Unternehmen schicken ihre Angestellten ins Homeoffice, weil sie nur so den weiteren Betrieb sicherstellen können.

Seit Beginn der Pandemie sind Videokonferenz- und Kollaborationstools gefragt wie nie zuvor. Das Arbeiten im Homeoffice hat sich bewährt. Viele Unternehmen denken bereits darüber nach, diese Option dauerhaft anzubieten. Generell wächst die Offenheit für flexible Arbeitsmodelle, die mehr Freiraum bieten, aber auch mehr Eigenverantwortung fordern. Die Kernelemente von New Work gewinnen in der aktuellen Situation erheblich an Relevanz. Aber auch auf längere Sicht führt in Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung kein Weg mehr daran vorbei.


Heimarbeit als Chance für die Digitalisierung

Die Corona-Krise hat zu einem Anstieg der im Homeoffice arbeitenden Angestellten geführt. Unternehmen waren auf diese Maßnahme häufig nicht vorbereitet. Der Umstieg von der Arbeit im Büro auf das Arbeiten in der eigenen Wohnung hat Lücken im digitalen Reifegrad von Unternehmen aufgedeckt. Diese zu schließen, ist eine zentrale Aufgabe. Homeoffice ist besonders in Krisenzeiten einerseits eine Chance, damit Unternehmen weiterbestehen.

Auf der anderen Seite stärken Unternehmen durch Homeoffice die eigene Digitalisierung. Allerdings verfügt nicht jedes Unternehmen über die Voraussetzungen, um Angestellte von zuhause arbeiten zu lassen. Hier fehlt es nicht an einem Laptop oder dem Internetanschluss, sondern vielmehr an Tools und Lösungen für kollaboratives Arbeiten.

Der Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021 zeigt jedoch auf, dass die Corona-Pandemie als Treiber der Digitalisierung im Mittelstand wirkt.


Grundlagen für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Besonders deutlich zeigt sich das Tempo bei der Produktivität. Die digitale Transformation erreicht mit 56 Indexpunkten und einem Plus von vier Zählern gegenüber dem Vorjahr einen neuen Höchststand. Verbesserte Arbeitsabläufe und Strukturen stehen beispielhaft für diese Entwicklung. Mobiles und flexibles Arbeiten erleichtern den Transfer von Arbeitsplätzen ins Homeoffice. Dort sind Teams räumlich voneinander getrennt und arbeiten doch effizient zusammen.

Um während eines Lockdowns handlungsfähig zu bleiben, rüsteten Unternehmen ihre Mitarbeiter für das Homeoffice aus. Das geschah oft unter einem zeitlichen und finanziellen Druck. Gefragt waren deshalb vorwiegend Tools für die Zusammenarbeit und effizientere Abläufe. Arbeitgeber investierten kurzfristig in mobile Endgeräte und mobile Business-Anwendungen. Auch im Gesundheitswesen, im Dienstleistungsgewerbe oder im Handel kamen während der Corona-Pandemie zunehmend digitale Lösungen zum Einsatz.


Tools für die Arbeit und Kommunikation

Kommunikation ist für ein Team, das größtenteils Remote Work praktiziert, eine große Herausforderung. Tools und klare Regeln für die Kommunikation helfen, dass der Austausch trotzdem funktioniert. Eine Rolle spielen zudem der Datenschutz und die Datensicherheit. Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen für diese Arbeitsprozesse an. Einfache Dienste und professionelle Business-Anwendungen buhlen um die Gunst der Nutzer. Um hier die richtige Auswahl zu treffen, ist es wichtig, die gewünschten Anforderungen an ein solches Tool zu definieren.

Entscheidend ist, sich bewusst zu machen, welche Anforderungen ein Collaboration-Tool erfüllen muss. Der Einsatz solcher Programme ist vielfältig. Sie werden für Video-Konferenzen, als Datenspeicher, für das Management von Dokumenten oder für das Anlegen von Aufgaben und Zuständigkeiten verwendet.


Arbeit im Homeoffice strukturieren

Plötzlich im Homeoffice arbeiten zu müssen, ist für Mitarbeiter gerade anfangs eine starke Umgewöhnung. Arbeitsabläufe fehlen oder sind noch ungeklärt. Auch die Anwendung von neuen Tools benötigt häufig etwas Zeit, bis sich Routine einstellt. Deshalb ist es wichtig, sich für das mobile Arbeiten eine feste Struktur zu geben.

Welche Aufgaben sind wichtig? Was muss erledigt werden? Was dauert länger oder kann in kurzer Zeit geschafft sein? Mit einer guten Planung strukturiert sich der Arbeitstag von allein. Hilfsmittel wie ein Kanban-Board helfen dabei. Mit Post-Ist an der Wand ist das Board zügig realisiert. Wichtig für den geregelten Ablauf sind zudem klar definierte Arbeitszeiten, die als Kernarbeitszeit vorgegeben ist. Ein tägliches Status-Meeting per Video-Konferenz für das gesamte Team eignet sich gut für den Start in den Tag.


Teamspirit und Wertschätzung vermitteln

Ein Aspekt, der im Homeoffice nicht sofort ersichtlich wird, ist die Verantwortung gegenüber den Arbeitnehmern. Gerade in gesellschaftlichen Krisen wie der Corona-Pandemie existieren verschiedene Strategien, um mit der Situation umzugehen. Die neue Arbeitsumgebung und die vom gewohnten Alltag abweichende Strategie darf nicht als Last aufgefasst werden. Eher dient Homeoffice als New Work-Methode dazu, sich von Sorgen abzulenken oder ein Gefühl der Stabilität zu vermitteln. Deshalb ist trotz der Distanz zwischen Management und den Angestellten darauf zu achten, sich weiterhin wertzuschätzen. Statt zusätzlich noch mehr Druck aufzubauen, gilt es vielmehr, das Team zu motivieren und zu inspirieren.


Homeoffice im Vergleich zur klassischen Büroarbeit

Nicht alle Aufgaben lassen sich in der eigenen Wohnung erledigen. Ob Heimarbeit eine Alternative ist, hängt von der Art und Ausgestaltung des Unternehmens ab. Die typische Büroarbeit, wie sie in einer Steuerkanzlei oder einem Ingenieurbüro vorkommt, kann gut im Homeoffice ausgeübt werden. Für einen produzierenden Betrieb, in dem die Arbeitnehmer an einer Maschine stehen und diese bedienen, ist Homeoffice keine Alternative. Hier besteht nur die Chance, wenigstens die Angestellten in der Verwaltung zum Arbeiten nach Hause zu schicken, um Kontakt zu Kunden zu halten.

Im Vergleich zur klassischen Arbeit mit Anwesenheit im Büro oder Betrieb, beispielsweise am Fließband, ist Homeoffice deutlich flexibler. Die Angestellten üben ihre Arbeit genauso wie gewohnt aus, nur mit virtueller und digitaler Unterstützung. Sie haben dafür lediglich einen anderen zeitlichen Spielraum, denn der Arbeitsweg fällt weg. Sie starten früher in den Arbeitstag oder beginnen später. Im Homeoffice verändern sich daher auch Arbeitszeiten und Pausen lassen sich individueller gestalten.


Vor- und Nachteile von Homeoffice für Arbeitnehmer

Welche Vor- und Nachteile sich darüber hinaus für Arbeitnehmer im Homeoffice ergeben, fasst die folgende Tabelle zusammen.

Vor- und Nachteile von Homeoffice für Arbeitgeber

Doch nicht nur für den Arbeitnehmer bieten sich neue Aspekte, die sich positiv oder negativ auswirken können. In Deutschland arbeiten zwar immer noch wenige Menschen zuhause, doch viele Unternehmen reagieren auf die neuen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden. Denn der bestehende Mangel an Fachkräften führt in vielen Branchen dazu, dass Führungskräfte umdenken. Neben dem Gehalt spielen zunehmend auch der Purpose im Unternehmen und der damit verbundene Spaß an der Arbeit eine Rolle. Wer seinen Angestellten daher heute keine Flexibilität mehr bietet, schafft sich damit einen Nachteil.

Grundsätzlich erzeugt Homeoffice für Arbeitgeber den Vorteil, dass sie den Interessen ihrer Arbeitnehmer nachkommen können. Das führt zu einem positiven Image des Unternehmens und bindet Personal besser an den Betrieb. In den Großraumbüros erkranken Arbeitnehmer schnell, weil sie sich bei Kollegen anstecken. Davon profitiert der Arbeitgeber, weil sich der Arbeitsausfall verringert, denn im Homeoffice melden sich weniger Menschen krank.

Ein weiterer Faktor, der oft unterschätzt wird, sind die Kosten für Arbeitnehmer, die im Büro arbeiten. Während Arbeitnehmer auch im Homeoffice eine funktionierende Ausstattung mit Möbeln und Technik benötigen, fallen für Firmen die Mietzahlungen und Betriebskosten weg.

Durch eine konzentrierte und ungestörte Arbeitsumgebung im Heimbüro sind Arbeitnehmer produktiver und leisten mehr. Dieser Aspekt ergibt in Summe ebenfalls einen Schub, weil die Aufgaben schneller und besser umgesetzt werden.

Die Tabelle fasst weitere Pluspunkte und negative Faktoren für Arbeitgeber zusammen, die ihren Angestellten die Option zum Homeoffice einräumen.

Rechtliche Grundlagen für Arbeit im Homeoffice

Eine gesetzliche Homeoffice-Regelung gab es in Deutschland bisher nicht. Die Heimarbeit gilt nach wie vor als Überbrückung einer krisenbedingten Zeit. In wenigen Unternehmen liegen keine Vereinbarungen zum Homeoffice vor. Diese Regelungen sind entweder als Bestandteil einer betrieblichen Ordnung, im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag hinterlegt.

Im Rahmen einer neuen Corona-Arbeitsschutzverordnung ist seit Januar 2021 erstmals eine Pflicht für ein Homeoffice-Angebot durch Arbeitgeber definiert. Diese Regelung gilt zunächst nur temporär. Ausnahmen sind nur bei zwingenden betriebsbedingten Gründen möglich. Wer Homeoffice ablehnt, obwohl es sich einrichten lässt, muss mit Konsequenzen rechnen.

Allgemein gehört zu den rechtlichen Regelungen für Homeoffice auch die Arbeitszeit. Ein Arbeitstag hat demnach auch acht Stunden, wobei bei Bedarf auch Überstunden zu leisten sind.


Modernes Leadership stärkt Akzeptanz für Homeoffice

Remote Work ist in anderen Ländern im Vergleich zu Deutschland bereits weit verbreitet. Es bleibt abzuwarten, ob sich die Akzeptanz für Homeoffice nach der Corona-Krise erhöht. Bewähren sich die Arbeitsmodelle und erleben sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber positive Erfahrungen, setzt sich Heimarbeit zukünftig durch. Besonders die Vorteile zeigen, wie flexibler und produktiver der Arbeitsalltag sein kann.

Allerdings setzt die neue Arbeitswelt voraus, dass sich die Unternehmenskultur anpasst. Das bezieht sich ebenso auf die Denkmuster bei Führungskräften, die bislang nie über Arbeit von zuhause oder freie Mitarbeiter nachdachten. Wer dem Thema Homeoffice weiterhin nur mit Distanz begegnet und flexible Arbeitsmodelle ablehnt, riskiert eine positive Entwicklung des Unternehmens. Langfristig lösen New Work-Konzepte die traditionellen Arbeitsmodelle ab. Die parallel verlaufende Digitalisierung von Unternehmen macht deutlich, dass Digital Leadership zur Bedingung in einer erfolgreichen Unternehmenskultur wird.


Von der Homeoffice-Ära zu Smart Work

Der Status zum Homeoffice lässt sich gut damit beschreiben, dass wir die Heimarbeit zunehmend akzeptieren, obwohl uns diese Form der Arbeit unter normalen Umständen noch als fremd galt. Je länger äußere Einflüsse wie die Corona-Pandemie anhalten, desto eher erweisen sie sich als Vorteil für einzelne Aspekte der Arbeitsorganisation. Die Gründe für Homeoffice als ein Konzept von New Work sind vielfältig:

·      Digitalisierung

·      Globalisierung

·      demografischer Wandel

·      Fachkräftemangel

Der Übergang in eine Gesellschaft des Wissens und die Frage nach dem Sinn eigener Arbeit erfordert neue Ansätze und Alternativen. Vor diesem Hintergrund erhält Homeoffice in Unternehmen nicht die Bedeutung als Instrument in der Krise, sondern als Start für die neue Arbeitskultur Smart Work. Nur so können Unternehmen auf digitale Disruption oder andere Einflüsse reagieren. Smart Work wird sich zum Faktor für Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftspotenzial entwickeln.


Mensch im Mittelpunkt der Arbeit

Die wirkliche Stärke von Remote Work entfaltet sich erst nach der Krise. Die Zeit danach wird aufzeigen, wie weit der Weg in eine smarte Arbeitswelt noch ist. Die nötige Technologie ist bereits vorhanden. In den nächsten Jahren wird sie durch das Internet der Dinge nur noch besser und intelligenter. Daraus ergibt sich auch die weitere Entwicklung der Arbeitskultur, gestaltet durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Überall dort, wo sich Arbeit von Orten und Zeiten entkoppeln lässt, lässt sich eine Anpassung kaum verhindern. Der Mensch steht wieder mehr im Mittelpunkt, sodass es vor allem darum geht, dessen Motivation und Engagement zu fördern. Effizienz und produktive Ergebnisse, die bisher im Vordergrund standen, rücken deswegen jedoch nicht in den Hintergrund. Sie sind stattdessen ein Resultat dieses Prozesses.

St. Augustinus Gruppe: Sichere Kommunikation über Messenger-App