Wie gelingt die Digitalisierung in Unternehmen?

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Der Bedarf an effizienten Prozessen, um Gewinne zu steigern, treibt Unternehmen an. Digitalisierung unterstützt dieses Ziel und verhilft Firmen, zukunftsfähig zu bleiben. Wir zeigen die Vorteile einer digitalen Transformation in Unternehmen.

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Digitalisierung beschreibt den Wechsel von physischer und analoger Technik hin zu digitalen Formaten. Mit Informationstechnik werden Daten gespeichert, dupliziert, sinnvoll verarbeitet und weitergeleitet. Die Kombination aus Hardware, Software und Netzwerken bildet dabei die Grundlage für die digitalen Prozesse. Die Digitalisierung besitzt Potenzial, Geschäftsmodelle zu revolutionieren und komplette Branchen zu verändern. Firmen werden dadurch deutlich besser in der Lage sein, sich mit Geschäftspartnern und Kunden zu vernetzen.

Die folgende Liste bietet eine Übersicht von Formaten und Plattformen, die wesentliche Bestandteile einer Digitalisierung in Unternehmen sind:

  • Big Data
  • Künstliche Intelligenz
  • Clouds
  • Tools zur Kollaboration
  • Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP)
  • Customer-Relationship-Management-Lösungen (CRM)
  • Supply Chain
  • Videotechnik 
  • Mixed Reality


Unternehmen im digitalen Zeitalter

Besonders in der Corona-Krise gewinnen die Unternehmen, die sich flexibel auf neue Umstände einstellen. Sie investieren Aufwand in die Digitalisierung notwendiger Unternehmensbereiche. Ein Restaurant, bei dem Gäste online bestellen und das Abendessen bis an die Haustür geliefert bekommen, hat einen Wettbewerbsvorteil. Ein Gastronomiebetrieb, der diesen Service nicht anbietet, gerät ins Hintertreffen.

Doch die Digitalisierung bietet noch viel mehr Chancen. Viele Unternehmensbereiche profitieren durch die digitale Transformation. Dazu gehören das Personalwesen, die Logistik, die Kommunikation sowie die Organisation des Unternehmens. Der digitale Wandel eröffnet aber auch das Potenzial, neue digitale Produkte, Innovationen und neue Geschäftsmodelle aufzubauen.

Im Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit zeigt sich die Digitalisierung durch New-Work-Konzepte. Angestellte arbeiten zunehmend im Home Office oder mobil und flexibel außerhalb des Büros. Wichtige Schriftstücke können Arbeitnehmer in Clouds abrufen oder gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten. Meetings und persönliche Gespräche finden nicht mehr im Besprechungsraum statt, sondern virtuell über Video-Konferenzen. Somit sind trotz dezentraler Arbeitsorganisation alle Fachbereiche eng miteinander verknüpft. Daten und Geschäftspapiere können digital schnell weitergereicht werden.

Allgemein können durch digitale Transformationen andere betriebswirtschaftliche Entscheidungen getroffen werden, indem analysierte Daten als Basis dienen. Erfasste und ausgewertete Daten sind eine gute Grundlage, um Kunden zielgruppengerecht anzusprechen und Angebote zu individualisieren. Viele Menschen nutzen inzwischen digitale Endgeräte und soziale Netzwerke für die Kommunikation. Mit einer Präsenz in diesen Kanälen werden Unternehmen einerseits sichtbarer für Kunden und 24 Stunden erreichbar. Produktanfragen lassen sich dadurch schneller beantworten und auch der Kundendienst kann Aftersales-Dienstleistungen oder Lösungen zügiger anbieten. Neben der Präsenz sind Plattformen und Netzwerke geeignet, um frühzeitig Trends zu erkennen und darauf zu reagieren. An einer Strategie für Online-Marketing und Social Media kommt heute kaum noch ein Unternehmen vorbei.

Daten lassen sich messen, sodass auch die Erfolgskontrolle wesentlich transparenter und konkreter wird. Dazu zählen auch Prozesse, die zur Überprüfung der Produktion oder der Qualität durchgeführt werden. Daten entstehen durch Sensoren oder Instrumente, die definierte Parameter erkennen. Eine vernetzte Produktion von Gütern nimmt Einfluss auf die Logistik, weil die Herstellung schnell an den Bedarf angepasst werden kann. So erleichtert die Digitalisierung die Überwachung von Beständen.


Stand der Digitalisierung in der Wirtschaft

Von Start-ups über mittlere Unternehmen bis zu Konzernen durchdringt die Digitalisierung sämtliche Unternehmensgrößen und Branchen. Kaum ein Unternehmen oder eine Organisation kommen heute ohne digitale Plattformen aus. Doch insbesondere traditionellen Unternehmen fällt es schwer, digitale Prozesse und Tools in ihre Struktur zu integrieren. Dabei würde beispielsweise schon eine digitale Rechnungssoftware erhebliche Verbesserungen mit sich bringen.

Laut Monitoring-Report 2018 der Bundesregierung investieren deutsche Unternehmen zunehmend in die Digitalisierung. Durchschnittlich liegen die Investitionen in die digitale Transformation bei rund 20 Prozent des Gesamtumsatzes.

Die einzelnen Branchen unterscheiden sich stark im Wettrennen der digitalen Wirtschaft. Firmen aus der Informations- und Kommunikationstechnik weisen die stärkste Digital Readiness auf und liegen auf Platz 1. Danach folgen wissensintensive Firmen wie Unternehmensberatungen und Marktforschungsunternehmen. Platz 3 belegen Finanzdienstleister und Versicherungen, Platz 4 und 5 der Handel sowie die Pharmaindustrie. Auf den hinteren Rängen liegen Unternehmen aus dem Fahrzeugbau und dem Gesundheitswesen. Letztere legen aber, bedingt durch die Corona-Pandemie, aktuell einen Sprint hin und werden im Ranking nach oben klettern.


Welche Bereiche im Unternehmen werden digital?

In jedem Bereich eines Unternehmens gibt es Potenzial, die Prozesse mithilfe digitaler Lösungen effizienter zu gestalten. Dazu zählen etwa die Produktion, die Personalabteilung oder auch die Firmenkantine. Als Beispiel lässt sich eine Bäckerei aufzählen, die ihre Rezepte samt Bestellung von Zutaten einheitlich auf einem mobilen Endgerät, etwa einem Tablet, zusammenbringt. Dadurch reduziert sich die manuelle Mehrarbeit unter den Mitarbeitern.

Digitalisierung in Unternehmen bedeutet auch, den gesamten Fertigungsprozess digital abzubilden und so die einzelnen Prozessschritte weiter zu optimieren. Es bietet sich aber auch die Möglichkeit an, völlig neue Produkte zu etablieren und Innovationen zu fördern. Als Beispiel für eine erfolgreiche digitale Transformation lässt sich das Unternehmen Lego nennen. Nach schwierigen Zeiten und hohen Umsatzeinbußen in den 1990er Jahren entwickelte das Unternehmen zahlreiche Videospiele, Handy Games und Apps. Zusätzlich brachte Lego eine Software heraus, die es Privatpersonen ermöglicht, eigene Konstruktionen aus Lego-Bausteinen zu kreieren und sie mit anderen Fans der Steinchen zu teilen. Das Unternehmen führte neue digitale Geschäftsmodelle ein und konnte somit von der Digitalisierung profitieren.

Neben digitalen Produktlösungen verändert die Digitalisierung besonders auch unseren Arbeitsalltag. Wir laden Präsentationen in einer Cloud hoch oder teilen Aufgaben mit Kollegen über Tools für das Projektmanagement. Apps helfen uns, die Arbeitszeiten zu erfassen. Wir arbeiten wesentlich digitaler als noch vor einigen Jahren. Doch wie schaffen wir es, Arbeitsprozesse wirklich effizienter zu gestalten? Wie können Unternehmen digitale Geschäftsmodelle einführen und damit ihren Gewinn steigern?


So meistern Unternehmen die Digitalisierung

Laut Hightech-Strategie der Bundesregierung sollen Unternehmen, im Rahmen von Industrie 4.0, zukünftig die Entwicklung von Produkten bis hin zum Recycling komplett digitalisieren. Doch wie gelingt diese digitale Transformation?

Sicher ist: Neue Technologien und geniale Software bringen nichts, wenn sie niemand nutzt. Der Schlüssel für die Digitalisierung liegt in der Einstellung. Digital Leadership und Digital Mindset stehen als Schlagworte für die digitale Haltung in Führungspositionen und bei den Mitarbeitern. Zu den wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen gehören aufgeschlossene und neugierige Menschen. Sie ebnen mit Mut den Weg in die digitale Zukunft der Wirtschaft. Sowohl Start-ups, mittelständische Unternehmen als auch Konzerne benötigen eine digitale Strategie. Der Plan dient dazu, die digitalen Ziele des Unternehmens zu unterstützen und Produkte sowie Geschäftsmodelle daran auszurichten.

Im ersten Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation steht eine genaue Analyse der Abläufe und Betriebsergebnisse. So lassen sich Probleme und Potenziale identifizieren. Auf dieser Basis ist es möglich, die richtige Software auszuwählen und in laufende Prozesse einzubinden. Inzwischen bieten Entwickler maßgeschneiderte Programme und digitale Lösungen an, die individuell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind. Während der Einführung neuer Software und Services ist es enorm wichtig, alle Stakeholder im Betrieb mit einzubeziehen. Nur so gelingt die erfolgreiche digitale Transformation. Angestellte akzeptieren die Veränderung in der Organisation und Struktur, wenn sie die neuen Anforderungen und den Sinn dahinter verstehen. Genauso sind Management und IT-Abteilung gut beraten, wenn sie das Know-how ihrer Belegschaft nutzen, damit sich die Umsetzung der Digitalisierung an der Praxis orientiert.


Kompetenz, Datenschutz und digitale Ethik

Manche Mitarbeiter haben Angst, ihr Wissen über alte Prozesse preiszugeben. Andere trauen sich erst gar nicht an neue Software heran. Das ist nicht schlimm, sondern ein normales Phänomen. Je transparenter Neuerungen und Vorteile kommuniziert werden, desto höher gestaltet sich die Akzeptanz, Meetings, Schulungen und Weiterbildungen helfen, den Zugang zur Digitalisierung zu vereinfachen und Motivation und digitale Kompetenz zu fördern.

Sehr häufig spielt auch der Datenschutz eine Rolle und erschwert die digitale Transformation. IT-Sicherheit nimmt in Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Datensicherheit und Datenschutz gehören zu einer positiven digitalen Entwicklung dazu. Auf der einen Seite setzt die DSGVO mit ihren Bestimmungen einen strengen rechtlichen Rahmen für digitale Prozesse. Hinzu kommt die Gefahr von Hacker-Angriffen. In jedem Fall gelten hohe Standards, um besonders den Missbrauch von sensiblen und personenbezogenen Daten zu schützen. Dafür existieren sichere Software und Experten, die Digitalisierung im Unternehmen begleiten und auf die Sicherheit von Daten achten.

Im Zuge der digitalen Transformation und einer rasanten Entwicklung von Technologien kommt immer wieder digitale Ethik zur Sprache. Wie gehen Unternehmen mit großen Datenmengen um, die personenbezogene Daten enthalten? Für welche Zwecke verwenden sie die Daten? Wo haben Tools, soziale Netzwerke oder Künstliche Intelligenz ihre Grenzen? Wie viel Mitspracherecht besitzen Nutzer und Kunden bei ihren Daten? Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt und eine digitale Strategie erarbeitet, muss auch diese Fragen berücksichtigen.

Felix Schoeller: SAP Concur Expense