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Effiziente Lösung mit SAP SuccessFactors

TRILUX: Neue HR-Software modernisiert das Personalmanagement

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TRILUX beschäftigt weltweit rund 5000 Angestellte. Personalanliegen effizient zu managen, ist für den Lichtspezialisten somit eine Herausforderung. Mit der HR-Software SAP SuccessFactors optimiert das Unternehmen nun Abläufe für Mitarbeitende, Bewerber*innen und HR-Personal.

„Wanted – zum nächstmöglichen Zeitpunkt“: Wenn TRILUX in der Vergangenheit eine Stelle ausschrieb, liefen viele Prozesse nacheinander ab. Mitarbeitende aus der Personalabteilung des Lichtspezialisten pflegten die Anzeige zunächst in Jobportale ein. Anschließend galt es, die E-Mails der Bewerber*innen zu sammeln und zu sortieren, Qualifikationen in eine Excel-Tabelle zu übertragen und zu vergleichen, Dokumente per Mail hin und her zu schicken, Unterschriften einzusammeln. Das kostete Zeit und Nerven: Schließlich muss das HR-Team die persönlichen Daten vertraulich und übersichtlich verwalten.

Heute laufen die Prozesse bei TRILUX deutlich effizienter ab. Denn inzwischen kommt dank der Unterstützung der Telekom und deren strategischem Implementierungspartner Data One die Human-Resources-Software SuccessFactors von SAP zum Einsatz. Seit September 2019 nutzt das Unternehmen die Softwaremodule Employee Central und Recruiting für einen modernen Einstellungsprozess. Seit März 2021 das Modul Performance & Goals, um die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu evaluieren und zu fördern. „Damit unser Personalmanagement wieder zu einer modernen Fima passt, werden wir insgesamt sieben Module der SuccessFactors Suite nutzen. Die Telekom und ihr Partner Data One übernehmen die Implementierung und den Service“, sagt Karl Josef Hönnemann, Specialist HR Digital Human Resources, bei TRILUX.

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Glückliche Mitarbeiter, erfolgreiches Business

Transparenz, kurze Wege und Übersichtlichkeit: Für viele Unternehmen ist die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeitenden heute genauso wichtig wie die ihrer Kunden. Den Fokus auf die Mitarbeitenden zu legen, stufen sogar etwa 85 Prozent weltweiter Unternehmensvertreter*innen als wichtigen Erfolgsfaktor für das Unternehmen ein, wie eine Studie der Boston Consulting Group und der World Federation of People Management von Juni 2021 zeigt.

Bei mehr als 5.000 Mitarbeitenden weltweit und allein 1.800 in Deutschland war der Wunsch der Firma TRILUX groß, HR-Prozesse digitalisiert, teils automatisiert und vor allem intuitiv zu gestalten. Ein modernes Personalmanagement sollte das Unternehmen aus dem Sauerland zudem attraktiver u.a. für junge Auszubildende in den Bereichen IT, Metallverarbeitung und Mechatronik machen. So könnte TRILUX wieder mehr Fachkräfte anwerben, die das Unternehmen braucht, um große Lagerhallen, Parkhäuser, Büros und Schulen sowie Außenbereiche mit intelligenter Beleuchtung auszustatten, um nur einige Beispiele zu nennen.

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SuccesFactors Suite: Zentrale Lösung für tausende Mitarbeitende

Die bisherigen Insellösungen waren ineffizient und verursachten viel Aufwand. Ein Update musste her: Das neue System SuccesFactors kombiniert mehrere HR-Module in einer Oberfläche. Neue Stellenanzeigen in Jobbörsen einzustellen ist damit ebenso möglich wie Personalentwicklung, Vergütung und Online-Feedbackformulare zu verwalten. Mitarbeitende und Personalangestellte können jederzeit – auch am Handy – auf die Plattform zugreifen.

Damit sich die umfangreichen Daten der Mitarbeitenden in einem System zentralisiert und datenschutzkonform verwalten lassen, musste TRILUX aber erst eine Grundlage schaffen. Denn auch wenn die meisten Stammdaten schon digital vorlagen, fehlte TRILUX die passende Infrastruktur. Also migrierte das Unternehmen in eine Cloud basierte Lösung und vereinte die Daten in SAP Employee Central. Die zentrale Datensammlung bildet die Basis für die Module der HR-Software. In den acht deutschen Niederlassungen, resp. Kompetenz Center, haben TRILUX, Telekom und Data One die Lösung bereits erfolgreich implementiert. In Zukunft will das Unternehmen das Personalmanagement auch europaweit für die insgesamt rund 2.500 Mitarbeitenden vereinheitlichen.

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Stellen schneller besetzen: Früher in acht Wochen, heute in zwei 

HR-Mitarbeitende können Personalanliegen nun deutlich schneller und effizienter bearbeiten. Das freut unter anderem die Mitarbeitenden, die zum Beispiel eine interne Bewerbung per Klick abschicken können. „Bisher haben wir von allen Seiten durchweg positive Rückmeldungen zur Umstellung erhalten“, so Hönnemann.

Bereits durch die drei bislang eingeführten Module Employee Central, Recruiting sowie Performance & Goals ließ sich die Effizienz steigern. Hönnemann: „War eine ausgeschriebene Stelle früher in sechs bis acht Wochen neu besetzt, dauert es heute im besten Fall nur zwei.“ Über Performance & Goals können Mitarbeitende und Vorgesetzte anhand vorgefertigter Formulare regelmäßig Zielvereinbarungen und Entwicklungsfortschritte evaluieren – und diese als begleitende Maßnahme zu Jahresgesprächen nutzen. Weitere Module sollen bald folgen und werden das HR-Management noch effizienter machen: das Onboarding, die Verwaltung der Vergütungsstrukturen im Modul Compensation sowie die Strukturierung von Karrierepfaden im Modul Succession & Development. Außerdem planen TRILUX, Telekom und Data One, die unternehmensinterne Schulungsakademie über eine Schnittstelle an das Learning-Modul einzubinden. 

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KUNDENSTECKBRIEF TRILUX

Name: TRILUX GmbH & Co. KG

Gründung: 1912

Hauptsitz: Arnsberg

Mitarbeiter: weltweit rund 5.000, 1.800 in Deutschland

DEUTSCHE TELEKOM UND TRILUX

Die Aufgabe: Das HR-Team von TRILUX arbeitete mit einem Mix aus verschiedenen Tools, analogen Arbeitsweisen und dezentralen Datenansammlungen. Das erschwerte nicht nur den Datenschutz, sondern machte es auch umständlicher, Bewerber*innen zu vergleichen, Mitarbeitende zu fördern und international zu verbinden.

Die Lösung: Aus vielen kleinen Insellösungen wurde eine: Die HR-Software SuccessFactors von SAP vereint unterschiedliche Funktionen unter einem Dach. Dafür migrierten die Telekom und der Implementierungspartner Data One die IT-Infrastruktur in eine Cloud basierte Lösung.

Die Vorteile: TRILUX kann Personalangelegenheiten effizienter bewältigen: Online-Bewerbungen lassen sich automatisch vergleichen, Daten von Mitarbeitenden zentral verwalten, der Datenschutz gewährleisten. Die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzen und Mitarbeitenden läuft transparenter, Ziele lassen sich gemeinsam erreichen. Alle Funktionen stehen jederzeit und mobil bereit.

SuccesFactors Suite: Die Module im Überblick

Die digitale HR-Lösung von SAP bietet verschiedene Module, die alle zentralen Bereiche der Personalarbeit abdecken: 

·      Employee Central: digitale Stammdaten zentralisieren

·      Recruiting: Bewerbungsverfahren online managen

·      Onboarding: neue Mitarbeitende integrieren

·      Learning: interne Schulungen verwalten

·      Performance & Goals: Ziele und Kompetenzen transparent evaluieren (z. B. Evaluationsformulare für Jahresgespräche)

·      Compensation: Vergütungsstrukturen international überblicken

·      Succession & Development: Personalentwicklung und Karrierepfade gezielt planen

SAP SuccessFactors - TelekomCLOUD

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