Mit einer Außendienst App zur mobilen Tourenplanung

Reko: Per App Aufträge schneller abwickeln

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Apps statt Stift und Papier – Um dem Kundendienst die Arbeit zu erleichtern, setzt Reko auf das Baukasten-System von smapOne.

Beste Zugänge schaffen – unter dieser Prämisse bietet Reko seit mehr als 35 Jahren automatische Türöffnungsanlagen für Geschäftskunden. Das Unternehmen hat sich vom einfachen metallverarbeitenden Betrieb zu einem der führenden Experten der Welt für Tür- und Torautomatik mit und ohne Brandschutzfunktion entwickelt. Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern bietet Reko seinen Kunden Beratung, Fertigung, Montage Wartung und einen 24/7 Service aus einer Hand.


Maßgeschneiderte Zugangslösungen

Die Doppeltür am Eingang der Shopping-Mall, die Zugangskontrolle am Flughafen und die Brandschutztür an der Werkshalle – individuelle Zugangslösungen von Reko kommen praktisch überall im öffentlichen Raum zum Einsatz. Der Mittelständler plant und baut genau passend zur Situation vor Ort. Von den 115 Mitarbeitern sind allein 50 im Außendienst unterwegs. Denn nach der Installation einer neuen Türlösung geht die Arbeit bei den Reko-Kunden weiter: Etwa 30.000 Anlagen in ganz Deutschland warten, reparieren und modernisieren die Service-Techniker und überprüfen sie in puncto Sicherheit.

Beratung, Installation und Service aus einer Hand

Bei Reko bekommt der Kunde Tür, Antriebstechnik und Service aus einer Hand. „Rundum-Service wird hierzulande immer seltener, ist aber aus unserer Sicht ein entscheidender Vorteil für die Kunden“, sagt Christian Koch, Geschäftsführer von Reko. „Bei uns hat er einen Ansprechpartner, der alle Gewerke koordiniert. Das wissen unsere Auftraggeber zu schätzen, denn es erspart ihnen viel Zeit und Organisation.“


Aufmaße per Papier und Stift

Etwa 10.000 Mal im Jahr rückt der Service zu Kunden in ganz Deutschland aus. Damit Türen und Tore stets reibungslos funktionieren und den aktuellen Sicherheitsbestimmungen entsprechen, müssen sie gut gewartet und schnellstmöglich repariert werden. Um neue Anlagen für den Kunden auszumessen, zückten die Techniker bisher Papier und Stift. Die Berichte wurden per Hand geschrieben und per Post oder E-Mail an die Unternehmenszentrale geschickt. So trudelten sie erst Tage später, teilweise schwer leserlich und unvollständig in der Zentrale ein. „Immer wieder kamen Rückfragen aus der Verwaltung. Das ganze Verfahren war einfach zu träge, zu fehleranfällig,“ sagt Koch.

Die Lösung: Apps von smapOne

Auf der Suche nach einer Lösung wandte Reko-Geschäftsführer Christian Koch sich an die Telekom. Als Digitalisierungspartner empfahl sie smapOne und lud den Geschäftsführer zur DigitalX nach Köln ein, um sich dort von der Lösung des Telekom-Partners smapOne zu überzeugen. smapOne bietet ein Baukasten-System, mit dem Unternehmen ohne Programmierkenntnisse individuelle Business-Apps für Smartphone, Tablet und PC erstellen. Im Portfolio sind viele Vorlagen, oder die smapOne-Kunden stellen sich ihre individuelle Anwendung per Drag-and-Drop zusammen. Zur Auswahl stehen beispielsweise Textfelder, Platz für Fotos, Barcode-Scanner, Positionsbestimmungen oder Formeln, die bei Berechnungen helfen. Die App ist sofort einsatzbereit. Die Lösung installiert einen Container als App-Store auf jedem Endgerät. Dort wählt der Anwender aus, welche er für seine Arbeit benötigt.


Arbeit schnell und vollständig dokumentiert

Die Telekom unterstützte den Mittelständler bei der Koordination des Digitalisierungsvorhabens. Zunächst wurde je ein Reko-Mitarbeiter jeder Fachabteilung im Umgang mit der Lösung geschult. Innerhalb eines Tages waren sie fit und erstellten ihre erste Business-App. Den Anfang machten Anwendungen für das Qualitätsmanagement und den Kundendienst. Inzwischen nutzt der Mittelständler über 20 Apps in allen Bereichen des Unternehmens. Sogar die Digitalskeptiker bei Reko stiegen nach kürzester Zeit um, denn mit Pflichtfeldern und vielen Dokumentationsmöglichkeiten ist die Arbeit viel schneller und vollständig dokumentiert. Sobald die Techniker beim Kunden wegfahren, liegen die Daten auch der Zentrale vor. Rückfragen sind kaum noch notwendig. Die Abläufe sind deutlich schlanker und effizienter, Servicekräfte wie Zentrale entlastet und die Reko-Kunden werden schneller bedient. „Die Apps sind viel mehr als nur ein digitaler Notizblock,“ sagt Koch. „Wir planen bereits die Nächsten, beispielsweise um die Arbeits- und Urlaubszeiten genau zu erfassen. Und künftig werden wir auch komplette Arbeitsprozesse mit Aufgabenzuordnung, Freigabe und Feedback abbilden.“


smapOne: Formulare einfach digitalisieren

Mit den Apps von smapOne digitalisieren Unternehmen schnell und einfach Dokumente, Formulare und sogar ganze Geschäftsprozesse. IT-Experten sind dafür nicht nötig. Fachabteilungen stellen sich nach einer kurzen Schulung ihre Apps per Drag-and-Drop selbst zusammen. Die Apps sind innerhalb weniger Stunden verfügbar und stehen den Mitarbeitern zum Download zur Verfügung. Abgerechnet wird monatlich pro Nutzerlizenz.


Die Telekom und smapOne

Als Partner der Telekom kümmert der Telekommunikationsbieter sich um Vertrieb, Service und Support der smapOne-Apps. Dafür stellt die Telekom ihren Geschäftskunden bei Events auf die Branche abgestimmte Use-Cases und Beispiel-Apps vor. Interessierte Kunden erhalten dann vor Ort, per Videokonferenz oder Webinar eine ausführliche Produkt-Demo, bei der Experten von smapOne detailliert Fragen beantworten und mögliche Einsatzszenarien präsentieren.


Eine App für den Kundendienst? Und die Buchhaltung? Und die Personalabteilung?


DEUTSCHE TELEKOM UND REKO GMBH & CO KG

Die Aufgabe: Reko wünschte sich für sein 50-köpfiges Service-Team eine praktische Dokumentationslösung. Die handgeschriebenen Notizen und Skizzen für die Aufmaße waren häufig schwer zu lesen und unvollständig. Ständig gab es Rückfragen aus der Zentrale und Kunden mussten lange auf die Berichte warten.

Die Lösung: Jetzt nutzt Reko Apps von smapOne. Nach dem Baukastenprinzip stellen Anwender sich per Drag-and-Drop ihre App ganz einfach selbst zusammen. Textfelder, Fotos, Barcode-Scanner, Positionsbestimmungen oder Formeln für Berechnungen sorgen dafür, dass alle notwendigen Daten aufgenommen werden.

Die Vorteile: Dank Pflichtfeldern und vielen Dokumentationsmöglichkeiten ist die Arbeit schnell und vollständig dokumentiert. Sobald die Techniker beim Kunden wegfahren, liegen die Daten auch der Zentrale vor. Rückfragen sind kaum noch notwendig. Die Abläufe sind deutlich schlanker und effizienter, Servicekräfte wie Zentrale entlastet.


KUNDENSTECKBRIEF REKO

Name: Reko GmbH & Co KG

Gründung: 1984

Hauptsitz: Dörth

Mitarbeiter: 115

Jahresumsatz: 10,5 Mio. Euro (2019)

Zur Zukunft des Arbeitsmarktes