Cloud-Telefonanlage und Microsoft Teams für Digitalisierung im Labor
CUP Laboratorien: Familienfreundlich arbeiten im Labor
Wie die Digitalisierung im Labor den Mitarbeiter*innen der CUP Laboratorien Dr. Freitag GmbH ermöglicht, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bei den CUP Laboratorien Dr. Freitag GmbH ins Homeoffice wechseln will, schnappt sie oder er sich einfach einen gepackten Koffer mit Laptop, Maus und LAN-Kabel. Auch das Telefon muss nicht auf das private Smartphone oder Festnetztelefon umgeleitet werden, denn dank einer Cloud-Telefonanlage sind die Mitarbeitenden auch zu Hause und unterwegs unter ihrer Durchwahl erreichbar. Die Kommunikation mit Kolleg*innen und Kund*innen läuft per E-Mail, Chat oder Videokonferenz.
Hauptmotivation für einen möglichst unkomplizierten Wechsel ins Homeoffice ist die bei CUP angestrebte Vereinbarkeit von Familie und Beruf für die 60 Mitarbeiter*innen. Seit 2019 tragen die Labore mit Standorten in Radeberg und Radebeul das Qualitätssiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ der Bertelsmann Stiftung. „Wir haben im September 2019 beschlossen, die Digitalisierung unserer Labore voranzutreiben, um unserer Verantwortung als familienfreundlicher Arbeitgeber gerecht zu werden und Homeoffice und flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Aber auch um Prozesse effizienter zu gestalten“, sagt Geschäftsführer Dirk Freitag-Stechl.
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Standortunabhängig kommunizieren mit Cloud-Telefonanlage und Microsoft Teams
Vor allem die alte Telefonanlage erschwerte einen schnellen Wechsel ins Homeoffice: „Wenn unsere Mitarbeiter*innen zu Hause oder von unterwegs arbeiten wollten, mussten sie Anrufe manuell auf ihre privaten Smartphones oder Festnetztelefone umleiten“, sagt Freitag-Stechl. Heute nutzt CUP eine Telefonanlage aus der Cloud von einem Partner der Telekom. Für eine schnelle Internetverbindung sorgt eine Glasfaserleitung zur Zentrale in Radeberg, die die Telekom in der letzten Februarwoche 2020 fertigstellte. Wissenschaftler*innen und Führungspersonal konnten so problemlos im ersten Lockdown im März 2020 ins Homeoffice wechseln. Die Laborant*innen arbeiten weiterhin vor Ort und analysieren Trinkwasser, Kosmetika und Arzneimittel. Um die Abstandsregelungen auch in den Laboren einzuhalten, finden alle Meetings über Microsoft Teams statt.
Das Collaboration-Tool ist Bestandteil von Microsoft 365. Lizenzen für das Komplettpaket bezieht CUP von der Telekom. Über Teams kommunizieren alle Mitarbeiter*innen – egal ob im Homeoffice oder vor Ort – per Chat oder Videocall und können gemeinsam digital an Dokumenten arbeiten. Mit wenigen Klicks stellen Mitarbeiter*innen für alle Kolleg*innen sichtbar ein, ob sie gerade erreichbar, beschäftigt, in einem Termin oder abwesend sind. Denn beim Familienunternehmen CUP haben die Mitarbeiter*innen ein Recht darauf, nicht erreichbar zu sein. „Die Corona-Pandemie wirkt als Katalysator für die Digitalisierung im Labor auch bei uns. Viele Maßnahmen, die wir langsam einführen wollten, mussten wir viel schneller implementieren als geplant“, sagt Freitag-Stechl. Auch die Kommunikation mit Kund*innen läuft über Teams. „Statt einer viertägigen Geschäftsreise dauerte das Onboarding eines neuen Kunden aus Norwegen per Videocall nur 30 Minuten. Auch nach der Corona-Krise wollen wir vermehrt über Teams mit Kund*innen kommunizieren und Geschäftsreisen reduzieren. So wollen wir Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen“, sagt Freitag-Stechl.
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Zuverlässiges Management der Unternehmens-IT in der Private Cloud
Auch die Auslagerung der Unternehmens-IT in eine Private Cloud bei der Telekom soll Personalkosten senken und Prozesse vereinfachen. Bis zum Oktober 2019 managte ein freiberuflicher Administrator die Server in der Zentrale in Radeberg. Mit dem Hosting der Unternehmens-IT in einer Private Cloud ist CUP nicht mehr auf nur einen Mitarbeiter angewiesen. Die Private Cloud wird zuverlässig und rund um die Uhr in hochsicheren Rechenzentren der Telekom gemanagt. So ist CUP auch geschützt vor unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Stromausfall. Im Sommer 2020 wurde in der Zentrale für einen halben Tag geplant der Strom abgeschaltet. Da die Server von CUP zu diesem Zeitpunkt in der Private Cloud liefen, konnten die Mitarbeiter*innen im Homeoffice weiterhin miteinander und mit Kund*innen per E-Mail, Microsoft Teams sowie per Telefon kommunizieren. „Ohne die ausgelagerten IT-Ressourcen wären wir nicht erreichbar gewesen“, sagt Freitag-Stechl.
KUNDENSTECKBRIEF CUP Laboratorien Dr. Freitag GmbH
Name: CUP Laboratorien Dr. Freitag GmbH
Gründung: 1991
Hauptsitz: Radeberg, Sachsen
Mitarbeiter: 60
In Zukunft möchte der CUP-Geschäftsführer die Prozesse in seinen Laboren weiter digitalisieren. Mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz könnten in Zukunft beispielsweise Maschinen Arbeiten übernehmen, die derzeit Laborant*innen durchführen. „Als einziges Labor in der EU dürfen wir radioaktive Arzneimittel auf Sterilität untersuchen. Das ist bisher mit vielen Vorsichtsmaßnahmen für unsere Mitarbeiter*innen verbunden“, sagt Freitag-Stechl. „In fünf bis zehn Jahren sollte es möglich sein, dass Maschinen solche gefährlichen Arbeiten übernehmen.“
DEUTSCHE TELEKOM UND CUP Laboratorien Dr. Freitag GmbH
Die Aufgabe: Als familienfreundlicher Arbeitgeber möchte CUP seinen Mitarbeiter*innen flexibles Arbeiten ermöglichen. Zudem soll die Unternehmens-IT rund um die Uhr zuverlässig gemanagt werden.
Die Lösung: Ein Glasfaseranschluss für die Zentrale in Radeberg, eine neue Cloud-Telefonanlage sowie Lizenzen für Microsoft 365. Zudem wechselte die Unternehmens-IT von Servern in der Zentrale in eine Private-Cloud-Umgebung bei der Telekom.
Die Vorteile: Mitarbeiter*innen wechseln problemlos ins Homeoffice und sind über die neue Telefonanlage aus der Cloud und Microsoft Teams unkompliziert in Kontakt mit Kolleg*innen und Kund*innen. Die Unternehmens-IT wird zuverlässig und rund um die Uhr in einer Private Cloud bei der Telekom in hochsicheren Rechenzentren gemanagt.
Microsoft Teams: Die virtuelle Kommunikationszentrale
Über Microsoft Teams kommunizieren Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Standorten mit externen Dienstleister*innen und Kund*innen so miteinander, als säßen sie in einem Raum. Klären Sie Fragen auf kurzem Weg im Chat, teilen und bearbeiten Sie Dateien in der Cloud und starten Sie Meetings in Telefon- und Videokonferenzen. Mit einem IP-Anschluss der Telekom funktioniert Microsoft Teams auch als Telefonanlage.
