Besseres Kundenerlebnis mit Dynamics 365

Ob Tageszeitungen oder Wirtschaftsmagazine, Mode-Illustrierte oder hochspezialisierte Fachmagazine für Eisenbahnfreunde oder Angler: Damit Leser mit ihren unterschiedlichsten Interessen zwischen Kiel und Konstanz von der gesamten Vielfalt der hiesigen Presse profitieren, versorgen in Deutschland 20 Großhändler die rund 90.000 Verkaufsstellen in bundesweit 52 Auslieferungsgebieten mit den aktuellen Printerzeugnissen der Verlage. Einer dieser sogenannten Grossisten ist die Presse-Distributions-Gesellschaft mbH + Co. KG (PDG) mit Hauptsitz in Bielefeld.

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Mehr Transparenz für die Kundendaten

Weil PDG täglich eng mit seinen Verlagspartnern und Kunden zusammenarbeitet, ist ein schneller und zuverlässiger Austausch zwischen allen Parteien erforderlich. Aufgrund der vielen Geschäftsvorfälle entsteht bei dem Grossisten über alle Abteilungen hinweg ein hoher Kommunikations- und Bearbeitungsaufwand. Wenn sich Kunden in der Vergangenheit telefonisch bei PDG gemeldet haben, mussten die Mitarbeiter häufig viel Zeit darauf verwenden, die richtigen Informationen zu finden. Da die Angestellten kundenbezogene Daten nicht zentral ablegen konnten, waren diese oft nur durch Nachforschungen in anderen Abteilungen auffindbar. Die PDG suchte daher nach einer passenden CRM-Lösung. Das Ziel: Sämtliche Informationen der Händler und Verlagspartner transparent und ganzheitlich an einem zentralen Ort für alle Mitarbeiter zugänglich machen.

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CRM-Lösung steigert die Kundenzentrierung

Um den ganzheitlichen Blick auf sämtliche Kunden- und Auftragsdaten sicherzustellen, führte der Pressegroßhändler zusammen mit der Deutschen Telekom und dem Partner ITVT die CRM-Lösung Microsoft Dynamics 365 ein. Mit dem System sind die Angestellten nun in der Lage, sämtliche Informationen gesammelt an einer Stelle abzulegen und einzusehen. So erkennen Mitarbeiter beispielsweise auf einen Blick, wenn bei einem Kunden eine Sonderaktion ansteht oder eine Remission nicht abgeholt wurde. Auch wichtige Dokumente wie zum Beispiel Anschreiben der Verlage werden nun zentral gespeichert und sind somit für alle unmittelbar zugänglich. „Weil viele Vorgänge und Anfragen nun deutlich schneller bearbeitet werden können, zahlt die neue Lösung unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit ein“, sagt Manuel Grüttemeier, IT-Projektleiter bei der PDG.

Weil die Lizenzen für das veraltete Kommunikations- und E-Mail-System der PDG ausliefen und eine Verlängerung mit hohen Kosten verbunden gewesen wäre, brauchte der Pressegroßhändler zudem eine moderne Alternative. Aus diesem Grund entschied sich der Grossist gemeinsam mit der Deutschen Telekom für den Umstieg auf Microsoft 365 für Unternehmen. Mit der Unterstützung gelang es PDG, die Umstellung auf das neue System in nur 10 Tagen zu realisieren. „Dank der schlanken Cloud-Lösung läuft die interne und externe Kommunikation nun über Exchange und Teams – aufwendige Konfigurationen oder Aktualisierungen gehören damit der Vergangenheit an“, sagt Manuel Grüttemeier.

Digitale Unterschriften für effizientere Geschäftsprozesse

Neben der zentralen Verwaltung ihrer Kundendaten und der Modernisierung ihrer digitalen Kommunikationsinfrastruktur hat die PDG mit DocuSign auch die Anbindung ihrer Neukunden erheblich beschleunigt. „Die postalische Vertragsabwicklung mit neuen Händlern hat sich früher häufig mehrere Tage hingezogen. Über die Einführung elektronischer Unterschriften schaffen wir die Abwicklung nun deutlich schneller“, sagt Manuel Grüttemeier. In Kombination mit Dynamics 365 sowie Microsoft 365 für Unternehmen ist es der PDG so gelungen, wichtige Teile ihrer Infrastruktur zu modernisieren und ihren Kunden und Verlagspartnern in Zukunft einen noch besseren Service bieten zu können.

KUNDENSTECKBRIEF PRESSE-DISTRIBUTIONS-GESELLSCHAFT MBH + CO. KG

Name: Presse-Distributions-Gesellschaft mbH + Co. KG

Gründung: 1927

Hauptsitz: Bielefeld

DEUTSCHE TELEKOM UND DIE PRESSE-DISTRIBUTIONS-GESELLSCHAFT MBH + CO. KG

Die Aufgabe: Das Unternehmen suchte nach einem Weg, seine Kundendaten an einem zentralen Ort zu konsolidieren und die Anbindung von Neukunden zu optimieren. Darüber hinaus sollte das veraltete Kommunikations- und E-Mail-System der PDG durch eine moderne und flexible Cloud-Lösung ersetzt werden.

Die Lösung: Für die Neuorganisation der Kundendaten sowie die interne und externe Kommunikation führte der Pressegroßhändler gemeinsam mit der Deutschen Telekom und dem Partner ITVT die Lösungen Microsoft Dynamics 365, Microsoft 365 für Unternehmen und DocuSign ein. 

Die Vorteile: Mit Microsoft Dynamics 365 wissen die Angestellten zu jeder Zeit über Spezialaktionen, Bestellungen oder Remissionen bei den Kunden Bescheid. Dank Microsoft 365 für Unternehmen wird das hohe Kommunikationsaufkommen im Unternehmen bestmöglich kanalisiert. DocuSign vereinfacht derweil die Anbindung von Neukunden.