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Mit der Reisekostenabrechnung SAP Concur Expense nie wieder verzetteln

Altenloh, Brinck & Co - Gruppe: Reisekostenabrechnung mit SAP Concur Expense

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Die Reisekostenabrechnung mit SAP Concur Expense ersetzt bei dem Schraubenhersteller Altenloh, Brinck & Co - Gruppe nun die Zettelwirtschaft. Mit der digitalen Lösung schafft das Unternehmen mehr Transparenz in der Abrechnung und sorgt so für mehr Effizienz auf Geschäftsreisen.

Bewirtungsbelege, Buchungsbestätigung für den Flug und Hotelrechnung liegen vor. Doch wo steckt die Taxi-Quittung? Und wie lautet nochmal die Kostenstelle? Am Ende jeder Dienstreise steht die Reisekostenabrechnung an. Für Arbeitnehmende bedeutet das: Belege zusammensuchen, Ausgaben dokumentieren, Freigaben einholen. Das ist nicht nur zeit- und arbeitsaufwendig, sondern kostet den Arbeitgeber auch finanzielle und personelle Ressourcen. Vorgesetzte und Finanzbuchhaltung müssen jede Abrechnung prüfen und fehlende Daten nachfassen. Fehlende digitale Lösungen und Schnittstellenprobleme in einzelnen Betriebsabläufen führten bislang dazu, dass sich der Prozess von der Abgabe des Antragsformulars bis zur Auszahlung über einen längeren Zeitraum erstreckte. Mit SAP Concur Expense will die Altenloh, Brinck & Co - Gruppe (ABC) ihre Reisekostenabrechnung effektiver gestalten.

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SAP Concur: Effizienter Arbeiten – egal wann und wo

Ein weiteres Ziel bei der Einführung der neuen Lösung: die derzeit komplexe Softwarestruktur deutlich vereinfachen. Die Reisekostenabrechnung mit SAP Concur Expense hingegen erleichtert mit seiner nutzerfreundlichen Bedienoberfläche die Bearbeitung der Kosten, die auf Geschäftsreisen anfallen. Mitarbeitende können diese künftig von jedem Ort und zu jeder Zeit einfach aufrufen – schon während der Geschäftsreise. Vielreisenden stellt das Unternehmen eine App auf dem Diensttelefon zur Verfügung. Belege müssen die Mitarbeitenden nur noch abfotografieren und der digitalen Abrechnung beifügen. Das Sammeln der Belege entfällt damit komplett. Mitarbeitende, die seltener eine Dienstreise antreten, arbeiten über eine webbasierte Schnittstelle, über die sie eingescannte Belege zusammen mit der Abrechnung einreichen.

Gleichzeitig sollen automatisierte Prozesse und vordefinierte Regeln in der Eingabemaske die Bearbeitungszeit reduzieren und die einzelnen Schritte vereinfachen. Fehlen wichtige Angaben, wie Personalnummer oder Kostenstelle, oder ist ein Beleg nicht eindeutig zuzuordnen, wirft das System automatisch eine Fehlermeldung aus. So erkennen jede Nutzerin und jeder Nutzer direkt, ob sein Antrag vollständig ist und kann fehlende Informationen unmittelbar nachtragen. Das schafft Transparenz und wird den weiteren Bearbeitungsprozess deutlich beschleunigen.

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SAP: Systemintegration in die ERP-Landschaft

Die Arbeit in einem einheitlichen System war dem Unternehmen bei der Umstellung auf die digitale Reisekostenabrechnung besonders wichtig. So fiel die Wahl auf das Tool zur Reisekostenabrechnung SAP Concur, das sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integrieren lässt. Denn ABC nutzt für zahlreiche Betriebsprozesse bereits SAP-Standardsoftware. Auch dadurch sparen Finanzbuchhaltung und HR-Abteilung künftig Bearbeitungszeit. Sämtliche Informationen aus Concur fließen über eine Schnittstelle in die bestehende ERP-Systemlandschaft ein, integrierte Analyse-Tools erleichtern Controlling und Reporting.

Damit sich bestehende Reisekosten-Richtlinien in Concur deutlich einfacher, übersichtlicher und bedienungsfreundlicher als bisher umsetzen lassen, kümmern sich die Digitalisierungsexpert*innen der Telekom Tochter T-Systems um die Integration des neuen Systems, Datenkonsolidierung und -migration. Für einen nahtlosen Umstieg auf die neue Anwendung schulen die Spezialist*innen einzelne Key User in Workshops, die wiederum ihr Wissen an Kolleg*innen für einen sicheren Umgang weitergeben und bei Fragen und Problemen beratend zur Seite stehen.

KUNDENSTECKBRIEF Altenloh, Brinck & Co - Gruppe (ABC)

Name: Altenloh, Brinck & Co - Gruppe (ABC)

Gründung: 1823

Hauptsitz: Ennepetal

Mitarbeitende: 1.200

Jahresumsatz: 2019: 350 Mio. Euro

DEUTSCHE TELEKOM UND Altenloh, Brinck & Co - Gruppe (ABC)

Die Aufgabe: Komplexe Prozesse verlangsamten die Reisekostenabrechnung bei ABC. Dazu gehörte beispielsweise das Entziffern von handschriftlich ausgefüllten Formularen. Zudem mussten Kolleg*innen nochmal kontaktiert werden, wenn Informationen fehlten.

Die Lösung: Mit SAP Concur Expense bündelt das Unternehmen alle Belege und Informationen für eine vollständige digitale Reisekostenabrechnung. Die neue Software vereinfacht die Bedienbarkeit, reduziert Bearbeitungszeit und Fehlerquellen und lässt sich mobil nutzen.

Die Vorteile: Mitarbeiter können künftig jederzeit und überall ihre Reisekostenabrechnung vornehmen – per App oder webbasierter Schnittstelle. Dabei fotografieren oder scannen sie die Rechnungsbelege, automatisierte Prozessschritte verkürzen und erleichtern Eingabe und Bearbeitung. Zudem entlastet das System Finanzbuchhaltung und HR-Abteilung.

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