Mit MagentaBusiness POS zum digitalen POS

78 eigene Filialen in Deutschland, vier in Österreich und drei in der Schweiz sowie weitere Franchisenehmer rund um den Globus: Tisch-, Wohn- und Dekoideen sind das Kerngeschäft von Butlers. Rund 800 Mitarbeiter verkaufen neue und trendige Produkte für die Gestaltung der eigenen vier Wände in den einzelnen Filialen und im Onlineshop der Kölner Lifestyle-Marke.

Immer wieder bremste das veraltete und langsame Kassensystem Mitarbeiter und Besucher der Filialen in der Vergangenheit aus. Vor allem in Spitzenzeiten wie dem Weihnachtsgeschäft waren komplette Kassenausfälle keine Seltenheit. Kundendaten ließen sich mit dem PC-basierten Kassensystem kaum erfassen, auf die Zielgruppe abgestimmte Werbeaktionen nur schwer durchführen. Höchste Zeit also auf ein digitales Kassensystem umzustellen. Das Handelsunternehmen entschied sich für MagentaBusiness POS. Neben Hard- und Software punktete die Telekom bei den Kölnern mit ihrem Support. „Für das neue Kassensystem suchten wir keine Dienstleister, sondern Partner“, sagt Andre Martens, Head of IT bei Butlers.

Faktor Zeit besonders wichtig

Auch Markt und Wettbewerb stellen Butlers aktuell vor Herausforderungen, denen sie mit MB POS besser begegnen können. Eine Studie des Beratungsunternehmens Nielsen dokumentiert die Trends der Branche. Demnach zählt für 59 Prozent der Kunden hierzulande der Faktor Zeit beim Einkaufen besonders. Auf der anderen Seite gewinnt das Ladengeschäft für das Einkaufserlebnis wieder an Bedeutung. Wollen sich also Omnichannel-Händler erfolgreich positionieren, müssen sie sowohl online als auch im stationären Handel überzeugen. Viele der 2019 in den Top 10 platzierten Händler verdanken ihr gutes Gesamtergebnis demnach einem ausgewogenen Mix aus stationärem Geschäft und Online-Handel.

Nächster Schritt in die Digitalisierung

Zum Weihnachtsgeschäft 2019 führte die Einrichtungskette das digitale Kassensystem MagentaBusiness POS ein. Butlers nutzt mit Cloud PBX bereits eine flexible und skalierbare Telefonanlage von der Telekom und ging damit nun den nächsten, wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung: Denn neben der umständlichen und zeitraubenden Handhabung des alten Systems bremsten immer wieder zentrale Kassenausfälle die Mitarbeiter aus – vor allem in Spitzenzeiten wie Weihnachten. Mittlerweile sind in jeder Filiale mindestens zwei enforeDasher2.0 POS-Terminals mit integriertem Bondrucker und Kundendisplay sowie je ein mobiles POS-Terminal enforeDonner mit integriertem Scanner für Barcodes, Coupons und Kundenkarte im Einsatz. Über die neuen Terminals haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, Lagerbestände zu überblicken, sofort auf die Umsätze zuzugreifen und Statistiken für die Filiale einzusehen. Damit bleibt mehr Zeit für die Kunden.

LTE-Backup sorgt für Sicherheit

Mittlerweile haben sich die Abläufe an den Kassen laut Butlers bereits um 40 bis 60 Prozent beschleunigt. Fällt in einer Filiale das Internet aus, lässt sich dank des integrierten LTE-Backups sofort weiter kassieren. Selbst ohne LTE-Backup können die Mitarbeiter das Kassensystem aus der Cloud problemlos weiter nutzen. Alle elektronisch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle lassen sich chronologisch nachvollziehen und entsprechen damit den Anforderungen der neuen Kassensicherungsverordnung. Die dort geforderte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die digitale Schnittstelle zur Datenübermittlung an die Finanzverwaltung sind in dem Point-of-Sale-Komplettsystem bereits integriert.

Bestände in Echtzeit synchronisieren

Nachdem die Mitarbeiter in den Filialen nun mit den neuen Terminals kassieren, sollen zusätzliche Funktionen von MagentaBusiness POS die Prozesse bei Butlers sukzessive weiter digitalisieren. So läuft in Zukunft das gesamte Lagerbestandsmanagement über die Lösung. Besonders im Fokus steht die Funktion, Abverkäufe ins Lager übermitteln zu können, um Filialen schnellstmöglich nachbeliefern zu können. MagentaBusiness POS trägt dazu bei, dass sich die Bestände in Echtzeit synchronisieren und nachdisponieren lassen. Bestellungen über den Onlineshop von Butlers können direkt in der Filiale abgeholt und bezahlt werden. Der zeitintensive Vorgang, Pakete aus dem Zentrallager zu verschicken, entfällt.

DEUTSCHE TELEKOM UND BUTLERS

Die Aufgabe: Die ehemaligen Kassen als klassische Computer mit Java-Client waren nicht mehr zeitgemäß und arbeiteten zu langsam. Zudem ließen sich Abverkäufe nur mit Verzögerung ins Lager melden. Die Folge: Schlangen an den Kassen und verspätete Lieferungen in die einzelnen Filialen.

Die Lösung: MagentaBusiness POS erlaubt eine Integration in die eigenen Systeme und Prozesse. Abgerundet wird das Paket in den Filialen mit den POS-Terminals enforeDasher2.0 und enforeDonner. Mit VDSL und WLAN sowie einer integrierten Mobilfunk-M2M-Lösung wird eine permanente Konnektivität für die POS-Terminals realisiert.

Die Vorteile: Neben der reinen Kassenfunktion, in die sich die Mitarbeiter dank intuitiver Bedienung schnell eingearbeitet haben, wickelt Butlers den Onlineshop und das gesamte Lagerbestandsmanagement über MagentaBusiness POS ab. Abverkäufe lassen sich so ins Lager übermitteln, um die Filialen schnellstmöglich nachzubeliefern.

Name: BUTLERS GmbH & Co. KG

Gründung: 1999 in Köln

Hauptsitz: Köln

Mitarbeiter: 800