Digitales Geräte- und Personalmanagement statt Zettelwirtschaft

Mit nahezu 700.000 Beschäftigten ist das Gebäudereiniger-Handwerk laut Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks das beschäftigungsstärkste Handwerk in Deutschland. Das Branchenparkett ist hart umkämpft, denn seit Jahren wächst die Zahl der Betriebe konstant. Um sich gegen Wettbewerber durchzusetzen, müssen die Firmen hohe Qualitätsstandards wie ISO-Zertifizierungen erfüllen und gleichzeitig Kunden- wie Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen. Das können Unternehmen mithilfe von Digitalisierung erreichen, die langsam auch in der Branche der Gebäudereinigung ankommt. Das Ziel: den Reinigungsprozess etwa mithilfe von autonomen Reinigungsrobotern erleichtern und papierlastige Arbeitsschritte ablösen.

Diesen Weg wählte auch das Nürnberger Dienstleistungsunternehmen Fürst Gruppe, das seinen Kunden Gebäudereinigungsdienstleitungen, individuelle Personallösungen, Schutz- und Sicherheitskonzepte sowie Outsourcing-Leistungen mit Schwerpunkt Maschinen- und Anlagenverwaltung oder Qualitätsmanagement bietet. Mithilfe der Digitalisierung will der Multi-Dienstleister sowohl seinen Geräte- und Maschinenpark als auch Mitarbeiter- und Vertragsinformationen transparenter und effizienter managen. Gleichzeitig will das Unternehmen Qualitätssicherung und Kommunikationswege vereinfachen und beschleunigen.

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Digitalisierung schafft Transparenz

„Um unsere Wettbewerbssituation zu verbessern und Arbeitsschritte sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vereinfachen, haben wir in den vergangenen zwei Jahren verschiedene Geschäftsprozesse digitalisiert“, sagt Markus Zwingel, Chief Digital Officer bei der Fürst Gruppe. „Zwingend erforderlich war es, papierbasierte Arbeitsschritte und umständliche Kommunikationswege abzuschaffen.“

Schließlich müssen hinter den Kulissen viele Arbeitsschritte ineinandergreifen, damit das Reinigungspersonal in Bürogebäuden, Kliniken, Verwaltungsgebäuden störungsfrei arbeiten kann. Durch die digitale Agenda sollten Abschnitts- und Objektleitung künftig Standort und Zustand des dezentralen Geräte- und Maschinenparks überblicken. Gleichzeitig sollten Reparaturaufträge sowie Wartungsintervalle transparent nachverfolgbar und die Qualität des Reinigungsergebnisses jederzeit überprüfbar sein.

Geräte- und Personalmanagement digitalisiert

Um Mitarbeiter- und Vertragsinformationen sowie den dezentralen Maschinenpark verschiedener Hersteller transparent und effizient verwalten zu können, brauchte es eine detaillierte Bestandsaufnahme – und einen versierten Digitalisierungspartner. Den fand die Fürst Gruppe in ihrem Telekommunikationsdienstleister Deutsche Telekom, von dem sie bereits seit 2010 Telefonie- und Mobilfunklösungen sowie Rechenzentrums-Leistungen bezieht. Markus Zwingel: „Wir wollten Lösungen für Maschineninventur, Gerätemanagement und Digitalisierung von Betriebsprozessen aus einer Hand. Expertise und das große Partnernetzwerk der Telekom haben uns direkt überzeugt.“

Die Abschnittsleiterinnen und Abschnittsleiter inventarisierten zunächst den Geräte- und Maschinenpark der Fürst Gruppe. Informationen zu Anzahl, Standort und Zustand der Geräte und Maschinen flossen automatisch in die App ein, die der Vertriebspartner ORBIT IT Solutions gemeinsam mit der Fürst Gruppe für das Maschinenmanagement erstellte.

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Anveo Mobile-App: Geräte- und Personalmanagement auf Knopfdruck

Durch eine direkte Schnittstelle ins ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central lassen sich Mitarbeiterinformationen wie Rufnummern oder Arbeitszeiten ebenso wie Auftragsdaten zu Reinigungsintervallen über die App verwalten. Aufgrund seiner Offline-Funktion bildet das Anveo Mobile-Framework die Basis der App. Denn Reinigungsgeräte und -maschinen sind in den Kundenobjekten oft in Kellern oder Lagerräumen ohne Netzanbindung untergebracht. Die Abschnittsleiterinnen und Abschnittsleiter der Fürst Gruppe können nun Informationen zu Maschinenzustand oder Wartungsterminen sowie zu Reparaturaufträgen bei der betriebsinternen Werkstatt abrufen oder Maschinenanforderungen und Ersatzteilbestellungen in die App eingeben. Ganz ohne Funkverbindung, denn sobald Smartphone oder Tablet wieder Netzzugang haben, aktualisiert das System automatisch alle Daten.

Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da sämtliche Prozesse digital abgebildet werden. Und die App lässt sich stetig um neue Funktionen, wie die digitale Auftragsabnahme oder Informationen zu Arbeitsschutzmaßnahmen oder Maschinenfunktionalitäten erweitern.

Microsoft 365: Mitarbeiterkommunikation verbessern

Parallel stand auch ein Exchange-Update bevor. Um Kosten zu sparen und das IT-Team von Verwaltungsaufgaben zu befreien, wechselte die Fürst Gruppe zu Microsoft 365. Bereits im Vorfeld bezog das Unternehmen über die Telekom Microsoft-Lizenzen, die es selbst verwaltete. Die Vorteile: Verwaltung, Updates und Backups des Exchange Servers obliegen nun Microsoft. Büroarbeitsplätze lassen sich beim Arbeitgeber auf Knopfdruck anmelden und einrichten und angepasst ans Unternehmenswachstum zu- oder abbuchen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können dank Kollaborationstools zielgerichteter und in Echtzeit zusammenarbeiten: Teams erlaubt eine ortsunabhängige und abteilungsübergreifende Kommunikation; zudem lassen sich Daten gemeinsam bearbeiten und verwalten. Yammer löst das analoge Schwarze Brett ab und führt sämtliche Informationen zentral zusammen. Planner hilft dabei, abteilungsübergreifende Aufgaben zentral, transparent und adressatengerecht zu steuern.

Über PC, Laptop, Smartphone oder Tablet können die Beschäftigten nun jederzeit und überall auf Tools, Informationen und Dokumente zugreifen. Die Migration auf Microsoft 365 erfolgte ebenfalls durch ORBIT IT Solutions in Absprache und enger Zusammenarbeit mit dem Telekom-Vertriebspartner Pegasus GmbH, der bereits die VMware-Infrastruktur für die Fürst Gruppe samt Firewalls für die Standortvernetzung verwaltet.

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Digitalisierung braucht Transparenz gegenüber Mitarbeitenden

Eine transparente Kommunikation der einzelnen Schritte und Projektphasen sowie der neuen Arbeitsweisen ist bei Digitalisierungsvorhaben essenziell. „Ohne das Team geht es nicht“, sagt Markus Zwingel. „Um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Technologien abzuholen, suchen wir den Dialog mit ihnen und investieren viel in ihre Aus- und Weiterbildung.“

Statt im Hauruck-Verfahren lernte die Belegschaft durch transparente Kommunikation und intensive Schulungen schnell, warum die Fürst Gruppe diesen Wandel vollzieht, was sich ändert, wie die neue Technologie funktioniert und welche Vorteile sich für die eigene Arbeit ergeben. Markus Zwingel: „Verständnis und Akzeptanz sind der Schlüssel, um solch ein Digitalisierungsvorhaben zum Erfolg zu führen. Denn neben reduzierten Kosten und Arbeitsaufwänden steht auch immer der Mensch im Mittelpunkt, für den wir mithilfe der Digitalisierung eine bessere Zusammenarbeit und Nutzerfreundlichkeit geschaffen haben.“

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KUNDENSTECKBRIEF FÜRST GRUPPE

Name: Moritz Fürst GmbH & Co. KG

Gründung: 1906

Hauptsitz: Nürnberg

Mitarbeiter: knapp 4.000

DEUTSCHE TELEKOM UND FÜRST GRUPPE 

Die Aufgabe: Die Fürst Gruppe wollte einen transparenten Überblick über den dezentralen Geräte- und Maschinenpark gewinnen, Fehlerquote und Zeitaufwand durch papierbasierte Prozesse im Bereich Qualitäts- und Personalmanagement senken und eine kollaborative Mitarbeiterkommunikation ermöglichen.

Die Lösung: Die Abschnittsleiterinnen und Abschnittsleiter inventarisierten den Geräte- und Maschinenpark der Fürst Gruppe. Gemeinsam mit dem Telekom-Partner ORBIT IT Solutions entwickelte das Nürnberger Dienstleistungsunternehmen eine App für das Geräte- und Personalmanagement. ORBIT IT Solutions kümmerte sich in Abstimmung mit dem Telekom Vertriebspartner Pegasus GmbH, der bisher den Exchange Server betrieben hatte, um die Migration auf Microsoft 365.

Die Vorteile: Die Fürst Gruppe gewinnt durch die digitalisierten Arbeitsschritte einen transparenten Blick auf Gerätepark, Personalmanagement und Qualitätssicherung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten dank Kollaborationstools in Echtzeit zusammen.

Microsoft 365

Das Multi-Paket: Microsoft 365 vereint Office-Tools, Sicherheit, Betriebssystem und Gerätemanagement in einer Cloud-Lösung. Unternehmen arbeiten dank automatischer und kostenfreier Updates immer mit den neuesten Versionen der Microsoft-Bürosoftware Office 365. Das hier integrierte Teams ermöglicht kollaborative Zusammenarbeit in Echtzeit.