Auftragsabwicklung wird digital

Morgens eine Fuhre Altpapier vom Bürokomplex abholen, danach den kleinen Container mit Bauschutt aufladen und schließlich die Speiseabfälle eines Restaurants in der City zum Entsorgungshof bringen: Bereits seit mehr als 25 Jahren entsorgt und recycelt die Höfler GmbH fachgerecht Abfälle jeder Art – vom Bauschutt über Industrieabfälle bis zu Sondermüll. Außerdem vermietet das Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart Mulden und Container und entwickelt individuelle Entsorgungskonzepte für seine Kunden.

Unübersichtliche Dokumentation

Im Gegensatz zu den gut strukturierten Entsorgungsprozessen gestaltete sich das Handling der Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung umständlich, aufwändig und fehleranfällig. Besonders beim Containerdienst drückte der Schuh. Der Ablauf: Jeden Morgen starteten die Fahrer vom Betriebsgelände in Schorndorf zunächst zur knapp 30 Kilometer entfernten Hauptverwaltung. Dort werden alle Aufträge abgewickelt, Rechnungen geschrieben und die Einsätze und Routen für den folgenden Tag geplant. Die Fahrer erhielten hier alle Informationen über auszuliefernde und abzuholende Container in Papierform. Nach getaner Arbeit mussten sie die Lieferscheine, auf denen sie alles handschriftlich dokumentiert hatten, im Büro wieder abgeben. Die schwierig zu entziffernden Notizen sorgten für Probleme, sodass die Buchhaltung immer wieder bei den Fahrern nachfragen musste: War die Containergröße falsch kalkuliert? War der Container nicht abzuholen, weil er zugeparkt war? Oder die Zufahrtstraße nicht passierbar? So warteten die Kunden mitunter wochenlang auf ihre Abrechnung. Bei Rückfragen kamen die Mitarbeiter von Höfler schon mal in die Bredouille. Ein digitaler, schlanker Prozess musste her, um die Papierberge abzubauen.

Entsorgung digital: DocuSign statt Papierwirtschaft

Auf der Suche nach der passenden Lösung wandte Entsorger Höfler sich an die Telekom. Mit DocuSign hatten die Digitalisierungsexperten das passende Produkt im Portfolio: Dank der Software läuft die Abrechnung nun wie am Schnürchen, Reklamationen lassen sich schnell und transparent nachverfolgen und die Papierwirtschaft auf ein Minimum reduzieren. Die Fahrer dokumentieren am iPad jeden einzelnen Arbeitsschritt. Probleme oder besondere Anforderungen werden schnell und einfach per Foto oder Notiz erfasst und der Kunde quittiert den Auftrag mit seiner digitalen Signatur. Die Informationen zum Angebot, der Route oder dem Projektstatus sind jederzeit sichtbar – für die Fahrer des Containerdienstes ebenso wie die Mitarbeiter am Firmensitz. Für den mobilen Internetzugriff rüstete die Telekom die Tablets mit SIM-Karten aus und schulte die Fahrer im Umgang mit den neuen Geräten.

Transparente digitale Prozesse – zufriedene Kunden

Jetzt haben die Kollegen in der Buchhaltung die komplette aktuelle Auftragshistorie jedes Kunden stets zur Hand. Bei Rückfragen oder Reklamationen zu einem bestimmten Dokument können sie sofort Auskunft geben. Zudem erhält der Kunde seine Rechnung vom Containerdienst innerhalb eines Tages statt wie bisher nach Wochen.

Die Fahrer stellen mehr Container pro Tag zu, denn sie überblicken ihre Aufträge via Tablet, statt wegen der Lieferscheine morgens und abends zum Hauptsitz zu fahren. Auch die Dokumentation der Aufträge inklusive Unterschrift in DocuSign geht schnell und einfach von der Hand.

Die Kunden von Höfler freut’s – und so realisiert das Unternehmen bereits den nächsten Schritt zur Digitalisierung: Eine Schnittstelle zwischen DocuSign und dem ERP-System soll weitere Auftragsprozesse automatisieren. 2020 will Höfler außerdem seinen Fuhrpark vernetzen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Betriebsprozesse enger zu verzahnen.

DEUTSCHE TELEKOM UND HÖFLER

Die Aufgabe: Gut strukturierte Entsorgungsprozesse, aber umständliche und fehleranfällige Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung: Höfler benötigte dringend eine schlanke Lösung, um der Papierberge in der eigenen Verwaltung Herr zu werden.

Die Lösung: Mit DocuSign gehen Abrechnung und Reklamationen schnell von der Hand, die Lösung schafft Transparenz und reduziert die Papierwirtschaft auf ein Minimum. Die Fahrer dokumentieren ihre Arbeit am iPad, der Kunde quittiert den Auftrag mit seiner digitalen Signatur.

Die Vorteile: Alle Informationen zu Angebot, Route und Projektstatus sind jederzeit für alle einsehbar. Für Rückfragen oder Reklamationen hat die Buchhaltung stets die komplette Auftragshistorie jedes Kunden zur Hand und kann Rechnungen schneller abwickeln. Zudem stellen die Fahrer mehr Container pro Tag zu, denn sie benötigen nun weniger Zeit für die Dokumentation.

Steckbrief

Name: Höfler GmbH

Gründung: 1983

Hauptsitz: Stuttgart

Mitarbeiter: 23