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Perfekt organisiert mit CRM Microsoft Dynamics

Kögel Bau: Alle Bauprojekte im Blick behalten

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Schluss mit unübersichtlichen Excel-Listen und schlechter Usability: Der Mittelständler Kögel Bau nutzt jetzt das CRM Microsoft Dynamics, um seine Bauprojekte effektiv zu organisieren.

Gewonnen! Die Geschäftsführerin eines mittelständischen Bauunternehmens freut sich über die soeben eingetroffene Mail: Ihr Unternehmen hat überzeugt und darf nun das fünfstöckige Bürogebäude in der Nachbarstadt bauen. Das Projektteam war bei der Bewerbung bereits optimistisch, denn wie sie in ihrem Customer Relationship Management (CRM) System nachvollziehen konnten, hatten sie bereits vier von fünf Ausschreibungen dieser Gemeinde für sich entscheiden können. Jetzt geht es an die Auswahl der passenden Dienstleister wie Maurer*innen, Fliesenleger*innen oder Gerüstbauer*innen. Mit wenigen Klicks im CRM-System findet das Projektteam Unternehmen, die bereits in früheren Projekten gute Arbeit geleistet haben. Ab Projektbeginn werden alle Einkäufe übersichtlich im CRM-System aufgelistet. Auf der Baustelle machen die Bauleiter*innen regelmäßig Fotos mit ihren Smartphones und schicken diese direkt über das CRM-System an den Kunden. 

So ähnlich sieht heute die Organisation von Bauprojekten beim mittelständischen Bauunternehmen Kögel Bau aus. Gemeinsam mit der Telekom hat das Familienunternehmen das CRM-System Microsoft Dynamics 365 eingeführt. 

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Papier vom Schreibtisch verdrängen

Solche digitalisierten Abläufe sind allerdings nicht selbstverständlich für die Baubranche. Obwohl das Baugewerbe in wirtschaftlicher Hinsicht gut durch die Pandemie kam und seit mehreren Jahren von einer stabilen Auftragslage profitiert, ist die Branche in Sachen Digitalisierung ein Nachzügler. Im Branchenvergleich der Studie Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022 landete sie auf dem letzten Platz. Aber die gute Nachricht ist: Die Unternehmen wollen ihre Digitalisierung weiter vorantreiben. 93 Prozent der befragten Baubetriebe planen ihre Ausgaben für digitale Lösungen beizubehalten oder zu erhöhen. Zwei Drittel (63 Prozent) planen ihr bestehendes Angebot kontinuierlich um digitale Produkte und Geschäftsmodelle zu erweitern.

Auch das mittelständische Bauunternehmen Kögel Bau mit Hauptsitz in Bad Oeynhausen, will seine Prozesse weiter digitalisieren. „Wir sind auf einem guten Weg, das Papier immer mehr vom Schreibtisch zu verdrängen und alles digitaler aufzusetzen“, sagt Thomas Lison, Teamleiter IT bei Kögel Bau. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Transformation war die Erneuerung der CRM-Plattform. „Das alte System war ein in die Jahre gekommenes Branchentool. Es war unflexibel, stürzte oft ab und lies sich nicht intuitiv bedienen“, sagt Lison. Kein Wunder also, dass die Mitarbeitenden so wenig wie möglich damit arbeiten wollten. Da das System keine Schnittstellen zu anderen Programmen wie E-Mail, Excel oder Textverarbeitung hatte, legten die Mitarbeitenden parallel immer mehr Excellisten an. Das gestaltete den Arbeitsalltag sehr kompliziert und unübersichtlich. Um diese Situation zu verbessern, suchte Kögel Bau nach einer neuen CRM-Lösung. 

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Datenbasiert die beste Entscheidung treffen

Hier konnte sich die Telekom mit Microsoft Dynamics 365 durchsetzen. „Bei der Auswahl ging es nicht nur um die passende Softwarelösung, sondern auch darum, wem wir unser Vertrauen schenken“, sagt Lison. Kögel und die Telekom arbeiten bereits seit mehreren Jahren zusammen. Unter anderem hat Kögel bereits Microsoft 365 mit der Telekom implementiert. Dynamics fügt sich in diese Umgebung ein und hat direkte Schnittstellen zu Anwendungen wie Word, Teams und Outlook.

So sparen sich die Mitarbeitenden die parallel geführten Excellisten und arbeiten auf einer Plattform. Dynamics lässt sich intuitiv bedienen, kann auch mobil genutzt werden und ist dank eines Baukastensystems flexibel erweiterbar. Das war auch ein Grund, warum sich Kögel für Dynamics und gegen ein Branchentool entschieden hat. „Wir möchten flexibel bleiben und unser CRM-System an unsere Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise haben wir gerade ein weiteres Unternehmen im Bereich Facility Management gegründet, das ebenfalls Dynamics nutzen wird“, sagt Lison. „Die Telekom hat dieses Bedürfnis verstanden, andere Wettbewerber haben sich damit schwergetan.“

Der Telekom-Partner ITVT implementierte die Lösung von Juli 2021 bis Februar 2022 und schulte die IT-Abteilung, die ihr Wissen wiederum an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben konnten. Damit haben nun alle Abteilungen bei Kögel Bau einen genauen Überblick über sämtliche Bauprojekte: Von der Akquise bis zur Dienstleisterbewertung hilft Dynamics Kögel Bau dabei, jetzt und in Zukunft datenbasiert die beste Entscheidung für jedes Bauprojekt zu treffen. 

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Flexibel bleiben mit Microsoft Dynamics 365 

Die Konfiguration von Dynamics ist aber noch nicht vorbei, denn mit weiteren Unternehmensgründungen und Herausforderungen wächst das System stetig. Aktuell wird beispielsweise daran gearbeitet, alle Projektbeteiligten lückenlos ins CRM-System zu integrieren und regelmäßig Reportings zu generieren. Zudem soll die Marketing-Abteilung noch in diesem Jahr mit Dynamics arbeiten können – beispielsweise, um potenzielle Kund*innen über Bauprojekte zu informieren, die Wirkung von Newslettern zu analysieren oder um eine Marketingbroschüre zu digitalisieren.

IT-Leiter Lison kann sich aber auch noch weitere Digitalisierungsprojekte in Zusammenarbeit mit der Telekom vorstellen: „Wenn es bei uns um Digitalisierung geht, ist die Telekom der erste Ansprechpartner.“

KUNDENSTECKBRIEF Kögel Bau

Name: Kögel Bau

Gründung: 1968

Hauptsitz: Bad Oeynhausen

Mitarbeiter: rund 300

DEUTSCHE TELEKOM UND Kögel Bau

Die Aufgabe: Das alte CRM-System von Kögel Bau war veraltet, nicht intuitiv bedienbar und stürzte regelmäßig ab. Daher vermieden es viele Mitarbeitende mit dieser Software zu arbeiten. Zudem konnte das System keine Schnittstellen zu anderen Programmen wie E-Mail, Word oder Textverarbeitung herstellen. Als Folge daraus erstellten die Mitarbeitenden parallel zahlreiche Excellisten. Das machte Arbeitsprozesse im Unternehmen immer unübersichtlicher. 

Die Lösung: Die CRM- und ERP-Software Microsoft Dynamics 365 kombiniert Kundenmanagement mit Ressourcenplanung. Dank flexiblem Baukastensystem ist sie jederzeit erweiterbar. Der erfahrene Telekom-Partner ITVT übernimmt die Implementierung der Software sowie die Schulung der Mitarbeitenden.

Die Vorteile: Durch die Integration von Dynamics in die bereits vorhandene Microsoft 365 Umgebung spart sich Kögel den manuellen Transfer von Daten zwischen verschiedenen Systemen. So entfallen die parallel angelegten Excellisten. Dynamics ist flexibel erweiterbar und passt sich an die Bedürfnisse von Kögel an. Zudem ist die Software nutzerfreundlich, Mitarbeitende arbeiten gerne mit dem neuen Tool.

Den Überblick behalten mit Microsoft Dynamics 365 

Microsoft Dynamics 365 ist eine integrierte Komplettlösung, die Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) verbindet. Mit dieser Verknüpfung aller Backend- und kundenrelevanten Prozesse lassen sich nicht nur Kundenmanagement und Kundenerfahrungen, sondern auch Geschäftsprozesse und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Egal ob Gesamtpaket oder einzelne Komponenten: Das flexible Baukastensystem ist jederzeit erweiterbar.

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