Sicher und datenschutzkonform kommunizieren über Messenger-App

Sie zählen zu den beliebtesten Apps auf privaten Smartphones: WhatsApp und Co. Allein in Deutschland wird der Messenger täglich rund 58 Millionen Mal eingesetzt. Und weil die Funktionen so weit verbreitet und ungeheuer praktisch sind, nutzen Mitarbeitende Gruppenchats oder die schnelle Info an die Kollegen auch gern für ihre Arbeit. „Es ist absolut verständlich, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über WhatsApp auf dem Laufenden halten möchten. Das Pflegepersonal und die Ärzteschaft sind viel unterwegs, und wenn es eine dringende Frage gibt, lässt sich das mit einer Nachricht über den Messenger schnell klären“, sagt Rainer Pappert, Geschäftsführer der St. Augustinus Gruppe aus Neuss. „Doch als Gesundheits- und Sozialdienstleister, bei dem es oft um sensible Daten geht, können wir das nicht dulden – wir haben eine Alternative gesucht und gefunden.“

Sicherheits-Risiko Messenger

Öffentlich zugängliche Messenger-Dienste bergen Sicherheitsrisiken und entsprechen nicht den Anforderungen des Datenschutzes. Besonders für die St. Augustinus Gruppe ist das eine Herausforderung. Der Gesundheits- und Sozialdienstleister betreibt an 85 Standorten am linken Niederrhein Krankenhäuser, Fachkliniken, Einrichtungen für Senioren und Menschen mit Behinderung sowie zwei Ausbildungsakademien und ein Hospiz. „Bei uns dreht sich fast alles um personenbezogene und damit datenschutzrelevante Informationen. Daher ist ein Informationsaustausch über einen Messenger-Dienst wie WhatsApp nicht zulässig“, sagt Pappert. Denn niemand kann genau nachvollziehen, was mit den Text-, Bild- und Nutzerdaten passiert. Wo der App-Anbieter sie speichert und verarbeitet.

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Sichere App von NetSfere

Da eine Messenger-App allerdings die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden vereinfacht und beschleunigt, suchte das IT-Team der St. Augustinus Gruppe eine sichere Alternative. „Es gibt eindeutige Vorteile für den Einsatz einer App“, sagt Pappert. „Aber wir müssen natürlich sicherstellen, dass sensible Daten nicht mit einem unsicheren Dienst übermittelt werden.“ Nach einem Test innerhalb des IT-Teams in 2019 war der Beginn der Corona-Krise mit einem rasanten Anstieg des Kommunikationsbedarfs der Anlass, die sichere Messenger-App von NetSfere in der gesamten Gruppe auszurollen. NetSfere bietet nahezu die gleichen Funktionen wie WhatsApp, lässt sich genauso intuitiv bedienen und erfüllt als Secure Enterprise Messenger in Unternehmen auch die Anforderungen des Datenschutzes. „Hilfreich war, dass die NetSfere-App auch mit privaten Smartphones genutzt werden kann“ so Pappert.

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Gesamte Kommunikation verschlüsselt

Der NetSfere Messaging Server wird in einem deutschen Rechenzentrum der Telekom betrieben, die Lösung erfüllt alle Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG). Hier werden alle Kommunikations-Daten, die bei der Nutzung von NetSfere entstehen, verschlüsselt gespeichert und verarbeitet. Nur die Endgeräte der jeweils am Chat Teilnehmenden können dank des persönlichen NetSfere-Accounts die Daten entschlüsseln. Ansonsten hat niemand Zugriff auf diese Daten oder kann sie abgreifen bzw. lesen. „Diese Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist für uns ganz wichtig. Denn sie verhindert, dass personenbezogene Daten in falsche Hände gelangen oder missbraucht werden können“, sagt Pappert.       

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So einfach wie im Appstore

Ein weiterer Vorteil von NetSfere ist, dass das IT-Team den Einsatz der App selbst einfach steuern und die Nutzungs-Policys jederzeit ad hoc ändern kann. Gleich mit Beginn des ersten Lockdowns Mitte März 2020 hatten mehr als 5.600 Mitarbeiter der Gruppe die Möglichkeit, sich die App auf ihre Smartphones oder Tablets zu laden. Das Runterladen geht genauso einfach wie für jede andere App in einem Appstore.

Aber nicht nur die bidirektionale Kommunikation ist ein Vorteil der Lösung, sondern auch die Möglichkeit, bestimmte Teams oder die gesamte Belegschaft via Broadcast-Kanälen mit wichtigen Informationen zu versorgen. So nutzten vor allem die Krisenstäbe und die Personalabteilung der St. Augustinus Gruppe seit Beginn der Pandemie zum Beispiel einen „Corona-Ticker“ in NetSfere, um die Belegschaft über Neuerungen rund um die Corona-Situation in den Einrichtungen und im gesamten Unternehmen zu informieren. Diese Funktionalität wird in der gesamten Gruppe rege genutzt.   

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STECKBRIEF ST. AUGUSTINUS GRUPPE

Name: St. Augustinus Gruppe

Gründung: 2004

Hauptsitz: Neuss

Mitarbeitende: rund 5.600

Betten: rund 3.000

DEUTSCHE TELEKOM UND ST. AUGUSTINUS GRUPPE

Die Herausforderung: Die Zahl der Beschäftigten, die privat genutzte Messenger-Apps wie WhatsApp auch gern für unternehmensinterne Kommunikation nutzen würden, steigt immer mehr an. Dies birgt aus Sicht des Datenschutzes und der Datensicherheit Risiken. Das Gesundheits- und Sozialunternehmen suchte daher eine sichere und datenschutzkonforme App-Alternative.

Die Lösung: Die Messenger-App NetSfere bietet vergleichbare Funktionen wie WhatsApp und ist dabei nicht nur auf mobilen Endgeräten, sondern auch auf Rechnern als Desktop-App oder über Web Browser als Secure WebApp verfügbar. Die App ermöglicht neben Einzel- und Gruppenchats auch HD Group Audio Calling, Screen Sharing, Group Video Calling und Broadcast Funktionen zur schnellen Information von einzelnen Teams oder der gesamten Belegschaft. Die App lässt sich zudem über sichere Schnittstellen (API) mit vorhandenen Krankenhausapplikationen verbinden.

Die Vorteile: Der NetSfere Messaging Server wird in einem sicheren und datenschutzkonformen Rechenzentrum der Telekom gehostet. Sämtliche Verbindungen zwischen den einzelnen Endgeräten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Daten bleiben auch im Rechenzentrum verschlüsselt. Mit NetSfere lassen sich sämtliche Vorteile einer modernen Messenger Lösung bei Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorschriften nutzen.